in Englishin English

Tietosuojailmoitus

  1. Rekisterinpitäjä

    Tampereen korkeakoulusäätiö sr (Tampereen yliopisto)
    Postiosoite: 33014 Tampereen yliopisto
    Käyntiosoite: Kalevantie 4, 33100 Tampere

    Y-tunnus 2844561-8

  2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

    Järjestelmää koskevat kyselyt osoitetaan rekrytointi@tuni.fi

  3. Tietosuojavastaava

    dpo@tuni.fi

  4. Rekisterin nimi

    Rekrytointirekisteri

  5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa rekisterinpitäjän rekrytointi, jonka tavoitteena on hakijan ja työnantajan välinen työsopimus. Työsuhteen osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on työsopimuksen mukaisten asioiden hoitaminen. (Yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1b.). Lisäksi henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ( artikla 6, kohta 1c) ja rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella ( artikla 6, kohta 1f) rekrytointiprosessin kehittämiseksi.

    Käsittelyperuste:
    ☐ Suostumus
    ☒ Sopimus
    ☒ Lakisääteinen velvoite (työsopimuslaki, laki yksityisyyden suojasta työelämässä, yliopistolaki ja sen nojalla annetut säädökset, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, arkistolaki ja tiedonhallintalaki)
    ☐ Rekisteröidyn elintärkeä etu
    ☐ Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkisen vallan käyttö
    ☒ Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

  6. Rekisterin tietosisältö

    Kerättävät tiedot ovat useimmiten seuraavat:
    • Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, asuinpaikkakunta ja -maa, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)
    • Sukupuoli, kansalaisuus ja ikä (tilastointia varten)
    • Tieto, mistä hakija on saanut tiedon tehtävästä (rekrytoinnin kehittämistä varten)
    • Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaito ja muu osaaminen, mahdolliset hakijoista saadut asiantuntijalausunnot, soveltuvuusarvioinnit ja aiemmista opetusnäytteistä saadut arviot)
    • Jos tehtävän luonne edellyttää luottotietojen tarkistamista, tästä ilmoitetaan erikseen hakuilmoituksessa ja luottotiedot tarkistetaan luottotietorekisteristä
    • Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, opetusportfolio, työnäyte, tutkimussuunnitelma)
    • Suositukset ja hakijan ilmoittamien suosittelijoiden tiedot
    • Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten haastattelut, sähköpostiviestit, tekstiviestit ja tallennettavat tiedostot
    • Työnantajan tekemät luokittelut ja muistiinpanot
    • Suostumuksellasi myös muista kolmansien osapuolten tietolähteistä (esim. sosiaalisen median palvelut kuten LinkedIn)
    • Lisäksi vastaanottajan sähköpostiosoitetta käsitellään järjestelmässä, jos työpaikkailmoituksesta lähetetään vinkki “Kerro kaverille” -toiminnolla.

    Rekrytoinnissa käytettävät tiedot kerätään ja niitä käsitellään pääosin yliopiston käyttämässä LAURA™ -rekrytointijärjestelmässä sekä RecRight -järjestelmässä (videohaastattelut). Osa tiedoista säilytetään näiden järjestelmien ulkopuolella.

  7. Säännönmukaiset tietolähteet

    Palveluun kerätään rekrytoinnissa tarvittavia tietoja, jotka käyvät ilmi rekrytoinnissa käytetystä työnhakulomakkeesta tai kerätään rekrytointiprosessin aikana. Tiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään.

    Hakijoista voidaan kerätä tietoja myös luottotietoja tarjoavilta yrityksiltä ja hakijan mahdollisesti ilmoittamilta suosittelijoilta.

    Palveluissa käytettäviä evästeitä ja muita analytiikkatyökaluja (Google Analytics) käytetään palvelun käyttöä koskevien tilastojen ja analytiikan laatimiseksi sekä rekrytointimme ja palvelun kehittämiseksi. Tällä tavoin kerättävä tieto on täysin anonymisoitua, eikä siitä voi tunnistaa yksittäisiä henkilöitä.

  8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

    Säännönmukaiset luovutukset kolmansille tahoille:

    Yliopisto on velvollinen toimittamaan opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan ja ohjauksen edellyttämät tilastotiedot perustuen yliopistolain 51 §.

    Rekisteröidyille voidaan lähettää jälkikäteen rekrytointeihin liittyviä kyselyjä rekisteristä löytyvään osoitteeseen, joko yliopiston omien rekrytointiprosessien kehittämiseen tai siinä tapauksessa, että yliopisto on velvollinen näin tekemään (esim. OKM:n tilastointiin liittyvät kyselyt).

    Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Hakemuksen tiedot ja asiakirjat ovat julkisia kun hakija on lähettänyt ne yliopistolle (LAURA™ -järjestelmässä tai muutoin), ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

    Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella:
    ☐ Ei
    ☒ Kyllä, lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä:

    Rekrytointeihin osallistuvat henkilöt käsittelevät henkilötietoja. Tapauskohtaisesti rekrytoinnissa voidaan käyttää kolmansia osapuolia kuten rekrytointikonsultteja, soveltuvuusarvioitsijoita ja asiantuntija-arvioijia.

    Rekisterin teknisenä alustana toimii LAURA™-palvelu, jonka toimittaja LAURA Rekrytointi Oy vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä yliopiston lukuun.

    Videohaastattelujen (sis. hakemuslomakkeelle sijoitetut videokysymykset) toteuttamiseen käytetään RecRight-palvelua, jonka toimittaa MobileCV Oy.

  9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

    Mikäli tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, kuvaus käytettävistä suojatoimista

    LAURA™-palvelun tietojen käsittelyyn käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. LAURA™-palvelussa olevaa tietoa ei käsitellä LAURA Rekrytointi Oy:n toimesta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.

    RecRightin palvelimet sijaitsevat EU-alueella.

    Siirretäänkö rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle:
    ☐ Ei
    ☒ Kyllä, mihin:

    Tietojen siirtoa voi tapahtua EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.

  10. Rekisterin suojauksen periaatteet

    A manuaalinen aineisto

    Ei manuaalisesti säilytettävää aineistoa.
    B sähköisesti käsiteltävät tiedot

    Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti. Hakijoiden tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin kuuluu henkilöstön rekrytointi kyseistä tehtävää täytettäessä.

    Palveluntarjoaja (LAURA Rekrytointi Oy) vastaa rekisteriin (LAURA™ -palvelu) tallennettujen tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva, kulunvalvonta, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi. Palvelun tietoturvaa testataan sisäisten testien lisäksi myös kolmannen osapuolen tekemillä tietoturvatarkistuksilla.

    Palvelun ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella.

  11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

    Hakemukset säilyvät palvelussa 1095 vuorokautta hakemuksen lähettämisestä tai viimeisestä päivityksestä. Tietoja voidaan käsitellä yliopistolla tätäkin kauemmin esimerkiksi tilanteessa, jossa yliopisto on velvollinen toimittamaan rekrytoinnista tilastotietoja lakiin perustuen (ks. kohta 8) tai tietoja tarvitaan vireillä olevassa oikeudenkäynnissä tai muissa vastaavissa tilanteissa.

    Rekrytointeihin liittyvien henkilötietojen säilytysajat perustuvat arkistolakiin, Kansallisarkiston määräykseen ja yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan (TOS). Asiantuntijamenettelyä käytettäessä haastatteluun valittujen ja tehtävään valitun henkilön tiedot säilytetään pysyvästi. Pysyvästi säilytetään myös kaikki hakijat sisältävä hakijaluettelo.

  12. Rekisteröidyn oikeudet

    Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:
    • Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
      Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
    • Oikeus tietojen oikaisemiseen
      Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
    • Oikeus tietojen poistamiseen
      Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).
    • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
      Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
    • Vastustamisoikeus
      Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
    • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
      Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
    • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
      Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

      Yhteystiedot:
      Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
      tietosuoja@om.fi

    Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvät pyynnöt toimitetaan sähköisenä yliopiston asiointisähköpostiin rekrytointi@tuni.fi, tai paperipostina osoitteeseen:
    Tampereen yliopisto
    33014 Tampereen yliopisto